Uma plataforma para terceirização financeira é um sistema usado por empresas de BPO e escritórios contábeis para executar, centralizar e automatizar a gestão financeira dos seus clientes.
Ela não é a terceirização financeira em si. A terceirização é o serviço prestado pelo BPO. Já a plataforma é a tecnologia utilizada para operar atividades como contas a pagar e receber, pagamentos, cobranças, conciliação bancária e fluxo de caixa.
Essa diferença se torna importante à medida que a carteira cresce. Sem uma plataforma adequada, cada novo cliente pode significar mais planilhas, acessos bancários, arquivos, conferências e tarefas manuais.
Com recursos como gestão multiempresa, Open Finance, automação e Inteligência Artificial, é possível centralizar parte importante dessa operação e reduzir o esforço necessário por CNPJ.
Neste artigo, você vai entender como funciona uma plataforma para terceirização financeira, quais recursos ela deve oferecer e como escolher uma tecnologia preparada para escalar uma operação de BPO Financeiro.
Resumo
O que é uma plataforma para terceirização financeira?
Uma plataforma para terceirização financeira é a infraestrutura tecnológica utilizada por quem administra o departamento financeiro de outras empresas.
Na prática, ela permite que o BPO organize e execute diferentes rotinas financeiras dentro de um ambiente centralizado.
Entre essas atividades podem estar:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- agendamento de pagamentos;
- cobranças;
- emissão de boletos e Pix;
- conciliação bancária;
- classificação financeira;
- fluxo de caixa;
- emissão de notas fiscais;
- relatórios financeiros.
Além disso, uma plataforma desse tipo precisa considerar que o usuário normalmente não administra somente uma empresa.
Um prestador de BPO pode possuir dezenas de clientes. Por isso, recursos como gestão multiempresa, permissões e padronização são especialmente importantes.
Essa característica diferencia uma solução para terceirização financeira de um software financeiro pensado exclusivamente para o próprio empresário administrar uma única empresa.
Se quiser entender melhor essa categoria, veja também o que é uma plataforma de BPO Financeiro e como ela funciona.
Qual é a diferença entre terceirização financeira e plataforma de BPO?
Os dois termos aparecem frequentemente juntos, mas representam coisas diferentes.
| Terceirização financeira | Plataforma para terceirização financeira |
|---|---|
| É um serviço | É uma tecnologia |
| Uma empresa externa assume rotinas financeiras | O BPO utiliza o sistema para executar essas rotinas |
| Envolve pessoas, processos e responsabilidades | Centraliza dados, processos e automações |
| Pode incluir contas a pagar, receber e conciliação | Disponibiliza recursos para operar essas atividades |
| É contratado pela empresa cliente | É contratado ou utilizado pelo prestador do BPO |
Por exemplo, uma empresa pode contratar um BPO para cuidar das contas a pagar.
O BPO, por sua vez, utiliza uma plataforma para receber os lançamentos, acompanhar vencimentos, realizar os processos necessários e manter as informações organizadas.
Portanto, a tecnologia funciona como a base operacional do serviço.
Quanto maior a carteira, maior tende a ser a importância dessa infraestrutura.
Sem uma plataforma adequada, o prestador pode acabar utilizando:
- planilhas para controlar vencimentos;
- um sistema diferente para cada cliente;
- internet banking para cada empresa;
- arquivos de extrato para conciliação;
- ferramentas separadas para tarefas;
- outros sistemas para emitir cobranças e notas fiscais.
O resultado é uma operação fragmentada.
Por isso, uma boa plataforma de gestão financeira para BPO busca concentrar o maior número possível dessas etapas.
O que uma plataforma para terceirização financeira precisa ter?
A quantidade de funcionalidades não deve ser o único critério de escolha.
O mais importante é avaliar se os recursos realmente reduzem o esforço operacional necessário para administrar cada cliente.
| Recurso | Por que é importante? |
|---|---|
| Gestão multiempresa | Permite administrar diferentes CNPJs em uma mesma estrutura |
| Contas a pagar | Centraliza despesas, vencimentos e processos de pagamento |
| Contas a receber | Organiza receitas, vencimentos e inadimplência |
| Cobranças | Facilita a emissão e o acompanhamento de boletos e Pix |
| Conciliação bancária | Relaciona movimentações bancárias aos registros financeiros |
| Integração bancária | Reduz importações de arquivos e consultas manuais aos bancos |
| Fluxo de caixa | Mostra entradas, saídas e projeções financeiras |
| Permissões | Define quais usuários podem visualizar, executar ou aprovar atividades |
| Automação | Reduz atividades repetitivas |
| Relatórios | Transforma os dados operacionais em informações para o cliente |
Além disso, a plataforma precisa acompanhar a realidade da operação.
Um BPO que atende cinco empresas possui necessidades diferentes de outro que administra 100 CNPJs.
Por isso, antes de contratar um sistema, também vale avaliar:
- facilidade de implantação;
- modelo de cobrança;
- custo por CNPJ;
- quantidade de usuários;
- integrações disponíveis;
- capacidade de crescimento;
- suporte oferecido;
- segurança dos acessos.
Veja também nosso guia sobre o que uma plataforma de BPO Financeiro precisa ter.
Como Open Finance, automação e IA ajudam na terceirização financeira?
Grande parte do custo operacional de um BPO está relacionada a tarefas repetitivas.
Quanto mais clientes entram na carteira, maior tende a ser a quantidade de movimentações, documentos, contas e conciliações.
Por isso, tecnologias como Open Finance, automação e Inteligência Artificial podem ter impacto direto na capacidade da operação.
Open Finance e integração bancária
Uma operação sem integração pode exigir que o analista acesse bancos, baixe extratos, importe arquivos e confira movimentações manualmente.
Com Open Finance, dados bancários autorizados podem ser trazidos para a plataforma de forma integrada.
Isso facilita atividades como:
- atualização de movimentações;
- conciliação bancária;
- consulta de saldos;
- acompanhamento de entradas e saídas;
- centralização das informações.
Assim, o prestador consegue reduzir a quantidade de etapas necessárias para manter a operação atualizada.
Automação e Inteligência Artificial
A automação pode assumir tarefas previsíveis e repetitivas, enquanto a IA acrescenta capacidade de interpretar informações e identificar padrões.
Na terceirização financeira, isso pode apoiar processos como:
- classificação de movimentações;
- leitura de documentos;
- conciliação;
- identificação de divergências;
- organização de lançamentos;
- tratamento de exceções.
Com isso, a equipe deixa de dedicar o mesmo nível de atenção a todas as movimentações e pode concentrar esforço principalmente naquilo que exige análise.
Esse modelo é importante para aumentar a quantidade de clientes atendidos sem aumentar a estrutura na mesma proporção.
Para aprofundar o assunto, veja como funciona uma plataforma de BPO Financeiro com Inteligência Artificial e como usar IA para escalar um BPO Financeiro.
Plataforma transacional ou apenas gestão de tarefas: qual escolher?
Esse é um dos pontos mais importantes ao escolher um sistema para terceirização financeira.
Existem ferramentas que ajudam principalmente o BPO a controlar o que precisa ser feito.
Por exemplo:
- uma conta vence amanhã;
- o cliente precisa enviar um documento;
- o analista precisa realizar a conciliação;
- uma atividade está atrasada.
Esses recursos são importantes para gestão da operação.
Por outro lado, uma plataforma transacional permite também executar etapas da rotina financeira.
| Gestão de tarefas | Plataforma transacional |
|---|---|
| Informa que uma conta precisa ser paga | Permite trabalhar o pagamento dentro da operação |
| Cria tarefa de cobrança | Permite gerar e acompanhar cobranças |
| Agenda a tarefa de conciliação | Recebe movimentações e apoia a conciliação |
| Controla responsáveis | Controla usuários e execução financeira |
| Organiza processos | Executa processos financeiros |
Isso não significa que uma categoria seja sempre melhor do que a outra.
A decisão depende do gargalo do BPO.
Se o principal problema está em prazos, equipe e organização, uma ferramenta de processos pode ter grande valor.
Porém, se o gargalo está no tempo gasto executando rotinas financeiras em diferentes sistemas e bancos, uma plataforma transacional tende a atacar o problema de forma mais direta.
Por isso, ao pesquisar um sistema para terceirização financeira, vale identificar não apenas quais tarefas ele controla, mas também quais atividades consegue executar.
Como o BPO Suite funciona na terceirização financeira?
O BPO Suite é uma plataforma de BPO e gestão financeira desenvolvida para contadores e empresas que administram o financeiro de vários clientes.
A solução concentra recursos como:
- contas a pagar e receber;
- fluxo de caixa;
- conciliação bancária;
- pagamentos e cobranças;
- emissão de notas fiscais;
- relatórios financeiros;
- Open Finance;
- automação com Inteligência Artificial.
Um dos principais diferenciais é o caráter transacional.
Assim, o BPO Suite não atua somente como um sistema para informar que determinada atividade precisa ser realizada. Diferentes etapas da própria rotina financeira podem acontecer dentro da plataforma.
Além disso, a conexão bancária via Open Finance ajuda a trazer informações financeiras para o ambiente de operação e reduzir processos de importação e conciliação manual.
A Inteligência Artificial, por sua vez, pode apoiar atividades como categorização e conciliação.
Isso é especialmente relevante para empresas de BPO que precisam aumentar a carteira.
Imagine uma atividade manual que exija 15 minutos por cliente.
Com 10 empresas, são 150 minutos de trabalho. Com 100 empresas, a mesma tarefa já representa 25 horas.
Por isso, pequenas automações podem representar uma diferença significativa quando aplicadas a uma carteira inteira.
Além disso, o BPO Suite foi estruturado para uma operação multiempresa, permitindo que contadores e prestadores concentrem a gestão de diferentes clientes.
Para quem atua especificamente em escritório contábil, veja também plataforma de BPO Financeiro para contadores.
Já se você estiver comparando fornecedores, consulte o artigo sobre a melhor plataforma para BPO Financeiro.
Perguntas frequentes sobre plataforma para terceirização financeira
1) O que é uma plataforma para terceirização financeira?
É um sistema utilizado por empresas de BPO e contadores para administrar e executar rotinas financeiras de vários clientes, como contas a pagar, contas a receber, conciliação, cobranças e fluxo de caixa.
2) Terceirização financeira e BPO Financeiro são a mesma coisa?
Os termos são frequentemente utilizados como equivalentes. BPO Financeiro é a terceirização de processos financeiros de uma empresa para um prestador especializado.
3) Plataforma para terceirização financeira é um serviço de BPO?
Não. A plataforma é a tecnologia usada para operar o serviço. O BPO Financeiro é o serviço prestado ao cliente.
4) O que um sistema para terceirização financeira precisa ter?
Recursos importantes incluem gestão multiempresa, contas a pagar e receber, conciliação, integração bancária, cobranças, fluxo de caixa, permissões, automação e relatórios.
5) Qual é a diferença entre uma plataforma de BPO e um software financeiro?
Um software financeiro pode ser desenvolvido principalmente para uma empresa controlar seu próprio financeiro. Já uma plataforma de BPO precisa facilitar a administração de várias empresas por uma mesma equipe.
6) Uma plataforma de BPO precisa ser transacional?
Não obrigatoriamente. Porém, uma plataforma transacional permite executar etapas da operação financeira, enquanto ferramentas não transacionais podem atuar principalmente no controle de processos e tarefas.
7) Open Finance ajuda na terceirização financeira?
Sim. A integração bancária pode reduzir importações manuais e facilitar atividades como acompanhamento de movimentações e conciliação.
8) Como a Inteligência Artificial ajuda um BPO Financeiro?
A IA pode apoiar classificação de movimentações, leitura de informações, conciliação, identificação de padrões e tratamento de exceções.
9) Como escolher uma plataforma para BPO Financeiro?
Avalie os processos executados, quantidade de clientes, integrações bancárias, automação, gestão multiempresa, segurança, facilidade de implantação e custo conforme a carteira cresce.
10) O BPO Suite pode ser usado para terceirização financeira?
Sim. O BPO Suite é uma plataforma voltada a contadores e prestadores de BPO, com gestão financeira, recursos transacionais, Open Finance, Inteligência Artificial, conciliação e automação.
Conclusão
Uma plataforma para terceirização financeira é a tecnologia que sustenta a operação de um BPO.
Ela deve permitir que a equipe administre vários clientes, centralize informações e reduza tarefas manuais em atividades como contas a pagar e receber, conciliação, cobranças e acompanhamento financeiro.
Além disso, recursos como Open Finance, automação, Inteligência Artificial e capacidade transacional ganham importância conforme a carteira cresce.
Por isso, antes de escolher um sistema, não avalie apenas quantas funcionalidades ele possui. Analise principalmente quanto trabalho operacional ele consegue retirar da rotina de cada cliente.
Quer conhecer uma plataforma desenvolvida para operar e escalar o BPO Financeiro? Conheça o BPO Suite e veja como centralizar a terceirização financeira com IA, Open Finance e automação em uma única plataforma.
